Min múlik leveleink sikeressége? 6 szabály hivatalos levél írásához
Ugyan a hivatalos levél írása elsőre bonyolult feladatnak tűnhet, azonban néhány egyszerű alapszabály betartásával máris növelhetjük a sikerességünk esélyét. Mire érdemes konkrétan odafigyelni, ha éppen a tanárainkkal levelezünk, vagy a kiszemelt munkahelyre szeretnénk motivációs levelet küldeni? Alábbi cikkünkből pontosan kiderül!
1. Ellenőrizzük a címzés pontosságát!
A megfelelő formátumú címzés nélkülözhetetlen a sikerhez, hiszen egy rosszul címzett levél azonnal lerombolhatja az imidzsünket. A címzettet és a címzést mindig a fejrész bal oldalán kell feltüntetni, alatta pedig a tárgyat szükséges megadnunk. Fontos, hogy a tárgy után nem kell pontot tennünk, ezért ha például motivációs levelet írunk, elég annyit tárgyként írnunk, hogy “Motivációs levél”.
2. Ügyeljünk a megfelelő megszólításra!
Az udvariatlan megszólításnál kevés nagyobb hiba létezik a hivatalos levél írását illetően. Ha egy tanárunknak szeretnénk levelet írni, akkor a vezetéknevén szólítsuk meg, például “Tisztelt Kovács Úr” vagy “Tisztelt Fazekas Tanárnő!” formátumban.
Amennyiben csak a címzett titulusát ismerjük, akkor a “Tisztelt Tanárnő” vagy “Tisztelt Osztályvezető Úr” megszólítás a legideálisabb választás. Ha pedig nem tudjuk pontosan, hogy ki fogja olvasni a levelünket, akkor maradjunk a jól bevált “Tisztelt Hölgyem/Uram!” megszólításnál, amivel biztosan nem lőhetünk mellé.
A legfontosabb, hogy a megszólításunkkal tiszteljük meg a másik felet, és ne tegeződjünk például egy egyetemi tanárunknak vagy leendő munkaadónknak írt levelünkben. Sőt, a “Kedves” megszólítást se alkalmazzuk első körben, hiszen a hivatalos levél forma elveit követve túl személyesnek számít.
3. Végig magázó hangnemben írjunk!
Egy hivatalos levélben még akkor is magázó hangnemet kell használnunk, ha régi barátságban állunk a címzettel. Ugyanis a hivatalos levelek írásakor alapelv, hogy a tartalom személytelen és tárgyilagos legyen, ezért a személyes hangvételű mondatok helyett inkább törekedjünk a mondandónk lényegre törő módon történő átadására.
Habár ez elsőre túlzott formaiságnak is tűnhet, de a hivatalos levél éppen attól hivatalos, hogy mellőzi a személyes és baráti megszólításokat, és csupán a lényeget adja át a másik fél számára. Így a levelet kézhez kapó másik felet nem terheljük felesleges információkkal, ő pedig kizárólag a levél tartalmával kapcsolatos ügyintézésre koncentrálhat.
4. Kerüljük a hétköznapi nyelvet és a szlengeket!
Napjainkban a felgyorsult kommunikációé a főszerep, és rengeteget chatelünk, illetve e-mailezünk rövid üzenetek formájában. Azonban a hivatalos levél formai elvárásait szem előtt tartva nem kifizetődő a hétköznapi, akár közönséges nyelvhasználat mellett dönteni. Amit csak lehet, fejezzünk ki magyarul, továbbá ne használjunk szlengeket és divatosnak tűnő kifejezéseket.
Törekedjünk a választékos szóhasználatra, és igyekezzünk a szövegkörnyezetbe illő kifejezéseket használni, hogy minél meggyőzőbb legyen a levelünk. A fogalmazási módunk legyen mindvégig szabatos, és mellőzzük a poénokat vagy az elsőre frappánsnak tűnő, de oda nem illő szófordulatokat.
5. Zárjuk levelünket a helyes elköszönéssel!
Az elköszönést illetően szerencsére már nem kell sokat gondolkodnunk, hiszen számos formula közül választhatunk. Nézzünk most kettőt, ami biztosan jól működik:
- “Várom mielőbbi válaszát.”
- “Előre is köszönöm a válaszát.”
Fontos, hogy az elköszönés végén mindig írjuk ki a teljes nevünket, például a “Tisztelettel: X. Y.” formátumot használva.
Ezután már csak a keltezés és az aláírásunk feltüntetése marad hátra. A keltezés dátumát a szövegtől legalább egy sorral lejjebb, a bal oldalon kell elhelyeznünk, az aláírást pedig a jobb oldalon.
6. Olvassuk át alaposan a levelünket!
Ha megírtuk a levelünket, legalább kétszer olvassuk át betűről-betűre az összes mondatot. Keressünk helyesírási hibákat, és vizsgáljuk meg a szövegben használt szavakat és kifejezéseket is, hogy biztosan illenek-e a szövegkörnyezetbe. A levél elküldése előtt pedig akár egy kompetens ismerősünket is megkérhetjük, hogy ellenőrizze a tartalmat.
A fenti 6 szabály követésével jelentősen növelhetjük a hivatalos leveleink sikerességét. A legfontosabb alapelv, hogy a címzettet tisztelettudóan szólítsuk meg, illetve a hétköznapi nyelvhasználat helyett törekedjünk a hivatalos megfogalmazásra. Próbáljuk csakis a lényeget átadni, és ne húzzuk a másik idejét oda nem illő szavak vagy mondatok használatával. Ha ezekre odafigyelünk, akkor a tanárainknak való levélírás, illetve a motivációs levelek írása sem fog gondot okozni a jövőben.
(x)
