A vállalkozása irattára az egész irodát, lakást elfoglalja?

Amíg káosz uralkodik az irodában, a fejekben sem lesz rend.

Sokszor felmerül a kérdés, hogy egy vállalkozásnak meddig, hány évig célszerű megőriznie a jó néhány éve lejárt szerződéseket, számlákat, egyéb bizonylatokat. Nem véletlenül. Az adózó ugyanis 1 millió forintig terjedő mulasztási bírsággal sújtható, amennyiben iratmegőrzési kötelezettségének nem tesz eleget. Bár a különböző dokumentumok megőrzési kötelezettsége változó időtartamú, legalább 5 évig kötelesek vagyunk megtartani például az adózással kapcsolatos szerződéseket, számlákat, valamint az adóbevallást alátámasztó nyilvántartásokat.

A terjedelmes dokumentáció tárolása bénító hatással lehet a vállalkozás működésére. Maga az irodabérlés egy jól látható kiadás a cég költségvetésében, és természetesen mindenki szeretné ezt a teret a lehető legjövedelmezőbben kihasználni. Ha a rengeteg iratot az irodában tartjuk, és lassan már mozogni sem tudunk tőlük, akkor kis túlzással csak a pénzünket égetjük el.

Professzionális dokumentumtárolás

„Amikor hónapról hónapra egyre több helyet igényel a rengeteg dokumentum tárolása, akkor érdemes azt kiszervezni egy külső helyszínre”, hívja fel a figyelmet Pintér Gyula, a SZAM SPED Kft. cégvezetője, aki csapatával a Hajdúszoboszlón és annak 50 km-es vonzáskörzetében élő magánszemélyek és vállalkozások számára kínál raktárbérleti lehetőséget 1250 m2 alapterületű raktárában.

A dokumentumok tárolásának kiszervezése egy külső helyszínre első hallásra talán felesleges luxusnak tűnik, amire kizárólag a nagy cégeknek lehet szüksége. Valójában egy szinte minden esetben megtérülő befektetésről van szó. A dokumentumok külső helyszíni tárolása extra helyet szabadít fel az irodában – amire egy kisvállalkozás esetében óriási szükség lehet.

Az évek során felhalmozott iratok értékes irodai helyet foglalhatnak el, és a korlátozott fizikai tárolókapacitással rendelkező kisvállalkozások számára lehet, hogy nem praktikus az összes nyilvántartást a helyszínen tartani. Egy raktárhelyiség kihasználása jobb helygazdálkodást tesz lehetővé az irodán belül, így helyet biztosítva az alapvető működési tevékenységeknek.

Csak azért fizet, amire valóban szüksége van

A SZAM SPED Kft. hajdúszoboszlói raktárában:

• A változó körülményekhez igazíthatja a tárolási igényeit anélkül, hogy aggódnia kellene egy hosszú távú szerződés megkötése miatt. Akár csak 2 hétig, akár évekig, a bérlési idő rugalmasan hosszabbítható.
• Már 1 négyzetméteres raktárfelületet is bérelhet.
• Csak azért fizet, amire szüksége van, és csak addig, amíg szüksége van rá, így pénzt és időt takaríthat meg.
• Biztonságban tudhatja vállalkozása irattárát, mert a raktár a legmodernebb biztonsági funkciókkal (többek között éjjel-nappal működő térfigyelő kamerákkal, mozgásérzékelőkkel és biztonságos beléptetőrendszerrel) van felszerelve, hogy értékes dokumentumai mindig védve legyenek.

Tárolás szempontjából annyit érdemes tudni, hogy az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára továbbíthatjuk más helyre, de az adóhatóság felhívására azokat 3 munkanapon belül be kell tudni mutatnunk. „Hajdúszoboszlói raktárunkban a nap 24 órájában gyors hozzáférést biztosítunk, így gyakorlatilag azonnal elvihető a szükséges dokumentáció”, tájékoztatott Pintér Gyula, a SZAM SPED Kft. cégvezetője.

A kiszervezéssel a kockázat is csökken

Van más előnye is a céges irattár külső tárolásának. Egy miniraktár bérlése segít csökkenteni az előre nem látható események, például tűz, árvíz vagy lopás okozta károk kockázatát. Ha ezek a körülmények az elsődleges üzleti helyszínt használhatatlanná teszik, a fontos dokumentumok külső helyszínen történő tárolása biztosítja, hogy a kritikus információkhoz továbbra is hozzá lehessen férni, és a működés minimális fennakadással folytatódhasson.

A fontos dokumentumok biztonságos helyen történő tárolásával a kisvállalkozások minimálisra csökkenthetik az ilyen események lehetséges következményeit.

Lehet egy gonddal kevesebb?

„A SZAM SPED Kft.-nél megértjük, hogy a szállítás komoly gondot jelenthet a raktározás során. Mivel a fő profilunk a közúti szállítás, gondtalan megoldást kínálunk azzal, hogy elszállítjuk a raktározni kívánt irattárat a hajdúszoboszlói raktárunkba és vissza”, egészítette ki Pintér Gyula.

(x)